Routinemäßige Geldwäsche-Vorort-Prüfung der FMA bei Wertpapierfirma
Anfang Mai klingelte – mitten im Urlaub in Italien – mein Telefon. Am anderen Ende die Geldwäsche-Abteilung der Finanzmarktaufsicht FMA zwecks Terminkoordination für die routinemäßige Vorort-Prüfung bei einem meiner Kunden, einer Wertpapierfirma, bei der ich die Schlüsselfunktion des Geldwäsche-Beauftragten GWB bekleide. Anfang August ging die 4-tägige (!) Vorort-Prüfung über die Bühne. Ein Erfahrungsbericht.
Seit die Aufsicht über das Thema Geldwäsche-Prävention gemäß Finanzmarkt-Geldwäschegesetz FM-GwG in der FMA vom Bereich „Wertpapieraufsicht“ in den Bereich „Integrierte Aufsicht“ – salopp gesagt: von der Abteilung für Wertpapierfirmen zur Bankenabteilung – gewechselt hat, herrscht unter den Wertpapierunternehmen WPU spürbare Unruhe. Wie streng handhabt und prüft dieser Bereich das Thema Geldwäsche-Prävention? Gesteigert wurde und wird die Unsicherheit durch – wahre und falsche – Anekdoten und Gerüchte, die in der WPU-Branche die Runde machen.
Vorbereitung auf die Geldwäsche-Vorort-Prüfung
Etwa sechs Wochen vor dem vereinbarten Prüfungstermin erhielten wir die offiziellen Dokumente. Gut vier Wochen hatten wir Zeit für das schriftliche Beantworten von 121 Fragen zum gesamten Bereich der Geldwäsche-Prävention gemäß FM-GwG. Das Spektrum reicht von allgemeinen Informationen über das Unternehmen und Organisation/GWB über Risikoanalyse auf Unternehmens- und Kundenebene bis Sorgfalts- und Meldepflichten sowie Prävention von Proliferationsfinanzierung. In Summe sind es 17 einzelne Themenbereiche, die im Rahmen der Prüfung höchst detailliert besprochen wurden.
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Für jeden einzelnen Themenbereich waren zugehörige Dokumente und Unterlagen, wie beispielsweise Prozessbeschreibungen, interne und externe (z. B. für VgV/WPV) Leitlinien, Schulungsunterlagen, Kontrollplan sowie letztgültige Berichte vorab zur Verfügung zu stellen. Jedes Dokument fein säuberlich eingetragen in einen Dokumentenindex. Insgesamt wird im Fragenkatalog 40-mal nach zugehörigen Dokumenten und Unterlagen verlangt.
Nachdem wir – die Geschäftsleitung und ich als GWB – uns seit Ende 2024 überdurchschnittlich intensiv mit dem Thema selbst und den Neuerungen im FM-GwG, wie der Proliferationsfinanzierung, beschäftigt haben, musste ich als GWB in die Vorbereitung „nur mehr“ 28 Stunden investieren. Dazu kommen die Stunden von Geschäftsleitung und Compliance. Ohne diesen umfassenden Vorarbeiten wäre die Frist von vier Wochen eine Herausforderung gewesen. So aber war sie für uns angemessen.
Ablauf der Geldwäsche-Vorort-Prüfung
Vier (!) Tage lang standen wir dem Prüfteam Rede und Antwort. Täglich von 09:30 Uhr bis (an einem Tag) 18:20 Uhr. In Summe ergaben sich fast 22 Stunden Netto-Gesprächszeit. Die 17 Themenbereiche wurden auf Basis der vorab schriftlich gelieferten Antworten und Dokumente Punkt für Punkt abgearbeitet bzw. mit Geschäftsleitung und Geldwäsche-Beauftragten (alle drei waren während der vier Tage durchgehend anwesend) besprochen. Diese vier Tage waren für die Geschäftsleitung und mich als GWB – trotz intensiver Vorbereitung – extrem herausfordernd!
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Die FMA verfügt über sehr viel Wissen und Verständnis darüber, was eine Klasse 3-Wertpapierfirma ist, macht und kann – und was nicht. Tatsächlich überrascht war ich über die unglaubliche Detailtiefe der Fragen, die uns die FMA stellte. Mir war im Vorfeld schon klar, dass es sich beim Prüfteam der FMA um absolute Vollprofis handelt, denen man kein X für ein U vormachen kann, aber diesen tiefen Detailgrad hätte ich nicht erwartet. Das Gesprächsklima war übrigens (entgegen so manchem Branchengerücht) sehr angenehm.
Grundsätzlich war keine Einsicht in bzw. Prüfung von Kundenakten vorgesehen. Ganz ohne Akteneinsicht ging es dann doch nicht. Etwa in ein gutes Dutzend Kundenakten warf die FMA im Verlauf der Prüfung einen sehr interessierten Blick. By the way … als Geldwäsche-Beauftragter wurde ich von der FMA fachlich ebenso gechallenged wie meine Stellvertreterin.
Jetzt heißt es warten. In etwa drei Monaten soll der Prüfbericht vorliegen. Erst dann werden wir wirklich wissen, wie gut wir abgeschnitten haben. Schon während der Vorort-Prüfung haben wir dutzende Erkenntnisse gewonnen und von der FMA zahlreiche Anregungen für Verbesserungen erhalten, die wir zeitnahe umsetzen werden.
Im Oktober 2025 veranstalte ich Webinare zum Thema Geldwäsche-Prävention für Wertpapierunternehmen! Darin berichte ich neben aktuellen gesetzlichen Neuerungen auch über weitere Erkenntnisse aus der Vorort-Prüfung der FMA. Aus der Praxis für die Praxis. Melden Sie sich zu meinem Newsletter an! Dann erhalten Sie alle Informationen zu den Webinar-Terminen!
